Sponsored guest post by Margot Schmorak – Co-Founder & CEO at Hostfully

As a vacation rental manager, it’s easy to forget just how scary a travel experience can seem to be – even when it’s not. Last summer, I drove with my husband and kids in tow to a vacation rental on a remote and unlit road deep in Western Massachusetts.

Because of our flight, we arrived well after dark. As we got closer, our cell phone reception slowly dwindled to one bar – then nothing. The kids started to whine in the backseat. We found ourselves at the mercy of an email sent by our host with directions.

Luckily, our host had sent well-written directions and planned for our arrival time! She left the lights on all around the property, and as we pulled up, there it was, our rental home – a friendly beacon, shining in the night with a welcoming, unlocked door. We happily trotted inside and made ourselves at home.It’s this potentially frightening experience that vacation rental owners need to consider when they think about how they communicate with their guests. Poor guest communications can lead to poor reviews, lower ratings, and lost business.

Guest communications start from the moment after booking, until after the traveller has posted their review. It’s not just about getting to the property. Once a guest arrives, how should they use the property? Where do they need to park? Are there tips and tricks for ‘getting around’ town that they need to know?

In looking at thousands of vacation rental guidebooks, we’ve highlighted the 3 most important keys to great guest communications. These tips will work for you whether you’re managing a cottage or an urban condo:

1. Information must be prioritized ruthlessly, and organized simply
2. Highlighting local flavours and details that make for a magical stay
3. Access is paramount (not an afterthought)

Prioritizing information

Let’s face it, there are many details that you want your guests to remember. The key is presenting the information to them in a way that’s consistent with their thinking and timeline. That’s why you need to put careful thought into how you structure your content. First, make sure to include check-in information and directions right up front, along with wifi access. Give easy access to a friendly welcome message and property manager contact info. From there, guests can navigate to property information and local recommendations.

It’s important that your information is organized in a way that’s easy to navigate so that guests can quickly find what they need. Your guests shouldn’t have to spend time trying to locate the information they need.

Below are a few examples of guidebooks that are easy to navigate. On the left, you can see the primary picture of the property, along with the manager’s contact information and a welcome message. The middle image has an easy top navigation that shows categories of information. And on the right, you can see local recommendations laid out on an intuitive Google map.

Highlight local flavours = a magical stay

As travellers, it’s easy to remember that the most “local” travel experiences are the most magical. Unlocking these special experiences for your guests is the key to creating a great customer experience.
Make sure to emphasize a sense of discovery (like finding a secret hot spring on Vancouver Island that overlooks the Pacific and has a natural waterfall), or sometimes even a little risk (like kissing a cod and drinking local screech rum in Newfoundland). While every property may not have crazy secrets to reveal, even small tips like the best local bakery, or the cheapest grocery store can go a long way in making your guests feel more at home. When guests feel they have the “inside scoop,” they get a lot more satisfaction from their stay.

A content-rich, beautiful guidebook is an easy and scalable way to improve your listing, and it only requires a one-time time investment, with perhaps a few updates each year. In terms of format, make sure your guidebook is photo-rich and use interactive maps where you can so that guests can find their recommendations in seconds relative to their location. Spending a little extra time to add more photos or videos, provide more extensive descriptions, and include local tips shows guests that you care about them and their stay. You can also add photos and tips from public data or your own social media. After all, it’s the local content that helps your listing stand out from the rest!

Guest access: Every mobile device, every desktop

The final key to a great guidebook is making sure that every guest can easily access it. It shouldn’t require a guest to download an app, or to have a certain kind of device to be able to view your content.
No matter whether your guests use Android, iOS, LINUX, or R2D2 code*, make sure that they can see your guidebook, and that it looks beautiful and professional. Ideally, your guidebook should also look great on any desktop browser.

Considering print

Sometimes your guests won’t have access to their mobile device, or maybe they just don’t want to stare at yet another screen. Make sure your guidebook looks great on paper too. It doesn’t have to be expensive, just print your guidebook in colour on your home printer. Consider including or excluding certain sections of the printed guidebook as needed for your guests and property.

Use these tips as a foundation and think about how to best manage a guest communication platform for your properties. If you do this part right, it will help your property stand out, improve your ratings and referrals, and save you time in the process.

This post was authored by Margot Schmorak, CEO and Co-Founder of Hostfully, a leading guidebook platform for vacation rentals. Hostfully customers have made custom guidebooks for thousands of properties, in 80 countries around the world – many in Canada. And we’re excited to offer the leading platform for vacation rental guidebooks.

The Hostfully guidebook platform helps managers include check-in details, important property information, and local recommendations. There’s no app to download, your first guidebook is free, and they look great in print. Learn more at

*OK, maybe not R2D2, but wouldn’t you want him to enjoy his stay at your property too.


3 Astuces Pour Une Communication Efficace Avec Les Voyageurs

En tant que gérant de location de vacance, il est facile d’oublier comme c’est effrayant une expérience de voyage peut sembler être – même lorsqu’elle ne l’est pas. L’été dernier, j’ai conduit avec mon mari et mes enfants en remorque à une location de vacance sur une route isolée et non allumée dans le Massachusetts occidental.

À cause de notre vol, nous sommes arrivés après la tombée de la nuit. Le plus on approchaient, le plus notre réception de téléphone portable diminuait, jusqu’à ce que nous n’ayons eu plus de réception. Les enfants ont commencé à pleurnicher sur la banquette arrière. Nous nous sommes retrouvés grâce à un email envoyé par notre hôte avec les directions.

Heureusement, notre hôte avait envoyé des instructions bien écrites et prévu pour notre heure d’arrivée! Elle a laissé tout les lumières autour de la propriété allumées, et comme nous nous sommes arrêtés, elle était là, notre maison de location -Une jolie maison, brillant dans la nuit avec une porte accueillante et ouverte. nous avons couru à l’intérieur et nous nous sommes installés.

C’est cette expérience effrayante que les propriétaires de locations de vacances doivent considérer quand ils pensent à la façon dont ils communiquent avec leurs invités. Des mauvaises communications avec les clients peuvent entraîner de mauvaises commentaires et avis, un mauvais classement et une pertes de clients potentiels.

Les correspondances avec le voyageurs commencent quand ils réservent, jusqu’à ce qu’ils publient leurs avis. Il ne s’agit pas seulement d’arriver à la propriété. Une fois qu’un invité arrive, comment devraient-ils utiliser la propriété? où peuvent-ils se garer? Y a-t-il des astuces ou des conseils pour se déplacer dans la ville qu’ils visitent?

En regardant des milliers de guides de location de vacances, nous avons mis en évidence les 3 clés les plus importantes de la communication avec les clients. Ces conseils vous aideront si vous gérez un chalet ou un condo urbain:

1. L’information doit être priorisée et organisée simplement.
2. Vous devez les guider vers les saveurs locales et les détails qui font un séjour magique
3. L’accès est primordial (communiquée dans un délai raisonnable)

Prioriser l’information

Il y a toujours beaucoup de détails que vous voulez que vos invités s’en rappellent. l’élément clé est de leur présenter l’information d’une manière cohérente avec leur façon pensée. C’est pourquoi vous devez réfléchir soigneusement à la structure de votre contenu. Tout d’abord, assurez-vous d’inclure les informations d’enregistrement et les directions en premier, avec le code d’accès pour le wifi. Donnez un message de bienvenue amical et l’information de contact du gérant qui sont facilement trouvable. De là, vous pourrez ajouter des informations sur la propriété et des recommandations locales.

Il est important que vos informations soient organisées d’une manière facile a naviguer afin que les voyageurs puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
Vos invités ne devraient pas avoir à passer du temps à essayer de trouver l’information dont ils ont besoin.

L’image en dessous vous montre quelques exemples de guides faciles à utiliser. À gauche, vous pouvez voir l’image principale de la propriété, ainsi que les informations de contact du gérant et un message de bienvenue. L’image du milieu a une navigation facile qui montre des catégories d’informations. Et sur la droite, vous pouvez voir les recommandations locales présentées sur une carte Google intuitive.

Mettez en valeur les saveurs locales = Un séjour magique

En tant que voyageurs, il est facile de se rappeler que les expériences de voyage les plus “locales” sont les plus magiques. Guider vos invités vers ces expériences spéciales est la clé pour créer une expérience client exceptionnelle.
Assurez-vous d’invoquer un sentiment de découverte (comme trouver une source chaude secrète sur l’île de Vancouver qui donne vue sur le Pacifique et qui a une cascade naturelle), ou même un peu de risque (comme embrasser une morue et boire du rhum local à Terre-Neuve).

Même si ce n’est pas possible pour toutes les propriétés d’avoir des secrets à dévoiler, même de petits conseils comme la meilleure boulangerie locale ou l’épicerie la moins chère peuvent faire beaucoup pour que vos invités se sentent plus à l’aise. Lorsque les clients se sentent à l’aise, ils obtiennent beaucoup plus de satisfaction de leur séjour.

Un bon guide riche en contenu est un moyen simple et évolutif d’améliorer votre annonce, et il ne nécessite qu’un investissement de temps, avec peut-être quelques révisions chaque année. A propos du format, assurez-vous que votre guide est riche en photos et utilisez des cartes interactives pour que les clients puissent trouver leurs recommandations en quelques secondes par rapport à leur emplacement.

Investir du temps supplémentaire pour ajouter plus de photos ou de vidéos, fournir des descriptions plus détaillées, et inclure des conseils locaux montre aux clients que vous vous souciez d’eux et de leur séjour. Vous pouvez également ajouter des photos et des conseils à partir des données publiques ou de vos propres réseaux sociaux. Après tout, c’est le contenu local qui aide votre annonce à se démarquer du reste!

Accès Invité: Chaque appareil mobile, chaque ordinateur

L’élément clé finale d’un bon guide est de s’assurer que chaque invité peut facilement y accéder. Vous ne devriez pas exiger le téléchargement d’une application, ou la possession d’un certain type d’appareil pour pouvoir voir votre contenu.

Peu importe ce que vos invités utilisent(Android, iOS, LINUX ou R2D2 *), assurez-vous qu’ils peuvent tous voir votre guide, et qu’il soit beau et professionnel. Idéalement, votre guide devrait aussi apparaître beau et professionnel sur n’importe quel navigateur web.
Parfois, vos invités n’auront pas accès à leur appareil mobile, ou peut-être ne veulent-ils plus regarder un autre écran. Assurez-vous que votre guide est superbe sur papier. Il ne doit pas être cher, il suffit d’imprimer votre guide en couleur sur votre imprimante. Envisagez d’inclure ou d’exclure certaines parties du guide imprimé au besoin pour vos invités et votre propriété.

Utilisez ces conseils comme base et réfléchissez à la meilleure façon de gérer une plate-forme de communication pour vos propriétés. Si vous faites bien cette partie, cela aidera votre propriété à se démarquer, à améliorer votre classement et références, et à gagner du temps.

Cet article a été écrit par Margot Schmorak, PDG et cofondatrice de Hostfully, une plateforme de guide leader pour les locations de vacances. Les clients de Hostfully ont créé des guides personnalisés pour des milliers de propriétés, dans 80 pays à travers le monde – plusieurs au Canada. Et nous sommes ravis d’offrir la plate-forme leader pour les guides de location de vacances. La plate-forme Hostfully pour les guides aide les gérants à inclure les détails de l’enregistrement, les informations importantes sur les propriétés et les recommandations locales. Il n’y a pas d’application à télécharger, votre premier guide est gratuit, et ils sont géniaux imprimées. En savoir plus sur

* OK, peut-être pas R2D2, mais ne voudriez-vous pas qu’il apprécie son séjour à votre propriété aussi?

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